이메일 요약, 회의 정리, 하루 계획 자동 생성, 그리고 사용 전/후 업무 효율 비교 오늘은 AI를 개인 비서로 쓰는 법 실험기에 대해 소개할 예정이다.
직장 생활을 하면서 가장 많이 쓰는 자원은 시간이다. 하지만 실제로 중요한 업무에 사용하는 시간보다, 이메일을 확인하거나, 회의 내용을 정리하거나, 하루 일정을 정리하는 데 쓰는 시간이 훨씬 많다는 것을 어느 순간 깨달았다.
특히 하루를 시작할 때 해야 할 일들을 정리하는 데만 20~30분이 걸렸고, 회의가 끝난 후 내용을 정리하는 데도 추가로 시간이 필요했다. 이런 반복적인 업무는 중요하지만, 동시에 많은 에너지를 소모하게 만든다.
그래서 한 가지 실험을 해보기로 했다.
AI를 개인 비서처럼 활용해서 이메일 요약, 회의 정리, 하루 계획 생성까지 맡기면 실제 업무 효율이 얼마나 달라질까?
단순히 기능을 사용하는 수준이 아니라, 실제 업무 환경에서 2주 동안 AI를 개인 비서처럼 활용하고, 사용 전과 후의 업무 효율을 직접 비교해봤다.
결론부터 말하면, 업무 준비 시간은 약 40% 감소했고, 집중 시간은 확실히 증가했다.
이메일 요약: 가장 큰 시간 절약 효과가 있었던 부분
업무를 시작하면 가장 먼저 하는 일은 이메일 확인이다. 하루 평균 수신 이메일은 약 20~30개 정도였다. 이 중 실제로 중요한 이메일은 일부에 불과했지만, 모든 이메일을 읽고 판단하는 데 많은 시간이 필요했다.
AI를 활용하기 전에는 이메일 확인에 평균 30분 정도가 걸렸다.
AI를 활용한 방식은 간단했다. 이메일 내용을 그대로 복사해서 다음과 같은 요청을 했다.
예시 프롬프트:
“다음 이메일 내용을 요약하고,
핵심 내용
내가 해야 할 행동
긴급도
를 정리해주세요.”
AI는 몇 초 안에 핵심 내용을 정리해주었다.
예를 들어 긴 이메일의 경우에도 다음과 같이 정리되었다.
핵심 내용: 프로젝트 일정 변경 요청
해야 할 행동: 수정된 일정 확인 후 회신
긴급도: 높음
이 방식으로 이메일을 처리하자, 전체 이메일 확인 시간이 약 30분에서 15분으로 줄어들었다.
특히 중요한 점은, 모든 이메일을 자세히 읽지 않아도 된다는 점이었다.
AI가 먼저 핵심을 정리해주기 때문에, 필요한 이메일에만 집중할 수 있었다.
회의 정리와 하루 계획 자동 생성: 반복 업무의 자동화
회의가 끝난 후, 가장 번거로운 작업은 회의 내용을 정리하는 것이었다. 회의 중에 메모를 하더라도, 이후 정리하는 과정이 필요했다.
AI를 활용한 방법은 다음과 같았다.
회의 메모를 그대로 입력하고, 다음과 같이 요청했다.
“다음 회의 내용을
주요 결정 사항
해야 할 작업
담당자
형식으로 정리해주세요.”
AI는 회의 내용을 구조적으로 정리해주었다.
이전에는 회의 정리에 약 15~20분이 걸렸지만, AI를 활용한 후에는 약 5분 이내로 줄어들었다.
또한 하루 계획을 세우는 데에도 AI를 활용했다.
예시 요청:
“다음 업무 목록을 기준으로
우선순위를 고려한 하루 일정을 생성해주세요.”
AI는 중요도와 예상 소요 시간을 고려해 일정을 구성해주었다.
이 방식의 장점은 계획을 세우는 데 필요한 고민을 줄여준다는 점이었다.
무엇을 먼저 해야 할지 고민하는 시간이 줄어들면서, 바로 업무를 시작할 수 있었다.
사용 전/후 업무 효율 비교: 숫자로 확인한 변화
2주 동안 AI를 개인 비서처럼 활용한 후, 업무 효율을 비교해봤다.
사용 전
이메일 정리: 30분
회의 정리: 20분
하루 계획 수립: 20분
총 준비 시간: 약 70분
사용 후
이메일 정리: 15분
회의 정리: 5분
하루 계획 수립: 5분
총 준비 시간: 약 25분
하루 기준 약 45분 절약.
한 달 기준으로 계산하면 약 15시간 이상의 시간을 절약할 수 있는 수준이다.
또한 가장 크게 느낀 변화는 집중력 증가였다.
반복적인 정리 작업에 사용하는 에너지가 줄어들면서, 실제 업무에 더 많은 에너지를 사용할 수 있었다.
업무를 시작하는 속도 자체가 빨라졌다는 느낌을 받았다.
AI는 일을 대신하는 것이 아니라, 일을 준비하는 시간을 줄여준다
이번 실험을 통해 깨달은 점은 명확했다.
AI는 업무 자체를 대신하는 도구라기보다, 업무를 준비하는 과정을 효율적으로 만들어주는 도구였다.
특히 다음과 같은 업무에서 큰 효과가 있었다.
이메일 요약
회의 내용 정리
하루 일정 구성
이 세 가지는 중요하지만 반복적인 업무였다.
AI를 활용함으로써 이 과정에 사용하는 시간을 크게 줄일 수 있었다.
앞으로도 AI를 개인 비서처럼 활용할 계획이다. 완전히 의존하기보다는, 반복적인 정리 업무를 맡기고, 나는 더 중요한 업무에 집중하는 방식으로 활용하는 것이 가장 효과적이라고 느꼈다.
업무 효율을 높이고 싶다면, 일을 더 많이 하는 것보다, 불필요한 시간을 줄이는 것이 더 중요할 수 있다.
그리고 그 과정에서 AI는 매우 강력한 도구가 될 수 있다.